Timebutler - DAS Tool für dein (heranwachsendes) Business
Wir befinden uns ja bekanntermaßen im Zeitalter der Digitalisierung… zumindest mehr oder weniger. Und Sachen digital zu bearbeiten, ist nicht nur schick und up to date, sondern schlichtweg so viel einfacher, organisierter und übersichtlicher.
Ich gebe zu, ich war sehr lange selber Benutzer eines Papierkalenders, aber auch ich habe irgendwann kapituliert und stelle im Nachhinein fest, dass mein Business-Alltag mit einem digitalisierten Kalender einfach so viel strukturierter, organisierter und automatisierter ist. 😉
Wenn du mit deinem Business wächst und anfängst, Mitarbeiter einzustellen, wirst du schnell merken, dass es mega wichtig ist, den Überblick zu behalten. Egal ob es darum geht, wer wann Urlaub hat oder wer wie lange an welchem Projekt oder Kunden arbeitet
Und hier kommt das Tool Timebutler zum Einsatz.
Das Tool erleichtert dir deinen Business-Alltag ungemein, denn damit kannst du die Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung für dich und deine Mitarbeiter digital erfassen und verwalten.
Hört sich praktisch an, oder?
Also, wenn du dein eigenes Business hast und gerade dabei bist, dein Team aufzubauen und Mitarbeiter einzustellen, bist du hier genau richtig.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie dir Timebutler beim Thema “Team” und “Mitarbeiter” dein Business definitiv einfacher machen kann.
Inhaltsverzeichnis:
Warum digitale Personalzeiterfassung?
Falls du dir gerade denkst, dass deine Papiere-Anträge für Urlaub und Co. doch prima funktionieren und dich das alles mal so gar nicht tangiert, kommt jetzt eine nicht ganz unwichtige Info für dich.
Regelung zur Personalzeiterfassung
Der Europäische Gerichtshof hat ein Urteil gefällt: Die Personalzeiterfassung muss elektronisch erfolgen!
Und es ist nur noch eine Frage der Zeit, wann das Urteil ins Arbeitsschutzgesetz verabschiedet wird.
Also ich denke, es ist auf jeden Fall nicht verkehrt, sich mit dem Thema digitale Zeiterfassung auseinanderzusetzen und vor allem, das Thema in deinem Business-Alltag anzugehen.
Das Arbeitsschutzgesetz
Gerade wenn du mit deinem Business auch als Arbeitgeber fungierst, also Mitarbeiter und Teammitglieder hast, musst du dich (in Deutschland) an bestimmte gesetzliche Vorgaben halten.
Und dazu gehört auch, dass du die Arbeitszeiten deines Teams im Blick behältst.
Laut Arbeitsschutzgesetz hast du nämlich eine Fürsorgepflicht deinen Mitarbeitern gegenüber und musst darauf acht geben, dass sie sich an die vorgeschriebenen Arbeitszeiten und Ruhepausen pro Tag halten.
Tja, und wie machst du das alles am einfachsten? Eine super einfache und intuitive Lösung wäre zum Beispiel das Tool Timebutler. 😉
Okay, dann schauen wir uns das mal genauer an.
Was ist Timebutler?
Kurz und knackig erklärt:
Timebutler ist ein Tool, mit dem du für dich und deine Teammitglieder
digital die Arbeitszeiten erfassen kannst,
die Urlaubsplanung machen kannst und
generell Abwesenheiten verwalten kannst.
Digitale Personalakten und Workflows mit Timebutler
Und als cherry on the top: Du kannst sogar digitale Personalakten anlegen, pflegen und auswerten.
Aber mit Anlegen und Verwalten ist es noch lange nicht getan. Mit Timebutler kannst du sogar Workflows anlegen, sodass Urlaubsanträge und Co. automatisiert erfasst und eingetragen werden.
Internationales Team mit Timebutler managen
Und falls du ein internationales Team hast:
Timebutler kannst du auf deutsch und auf englisch nutzen und du kannst bei den Gehältern und Honoraren auf 32 verschiedene Währungen zurückgreifen.
Mega, oder?
Also eins ist auf jeden Fall von vornherein klar: unübersichtliche Zettelwirtschaft adé!
Ach ja, Timebutler hat auch eine API-Schnittstelle, so kannst du dein jetziges Zeiterfassungssystem - falls du schon eins nutzt - problemlos integrieren.
Wie funktioniert Timebutler?
Timebutler funktioniert sozusagen in beide Richtungen: einmal für dich als Administrator und dann einmal für deine Mitarbeiter.
Benutzerkonten bei Timebulter
Jedes Teammitglied bekommt sein eigenes Benutzerkonto, welches du ihm vorher anlegst.
Du als Admin hast auch dein eigenes Benutzerkonto, bei dem
du deine Arbeitszeiten erfassen kannst,
deinen Urlaub planen
und andere Abwesenheiten, wie zum Beispiel Kundentermine außerhalb, Seminare oder Krankheit,
eintragen kannst.
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Funktionen als Admin bei Timebutler
Du als Admin legst für alles die Rahmenbedingungen selber fest.
Rahmenbedingungen festlegen
Du entscheidest und hinterlegst,
ob Urlaubs- und Abwesenheitsanträge vorher von dir oder einem Teamleiter genehmigt werden müssen.
die maximalen Arbeitszeiten pro Tag und wie viele Ruhepausen eingehalten werden müssen.
ob es an bestimmten Tagen Urlaubssperren geben soll, zum Beispiel für eine Inventur oder im stressigen Jahresendgeschäft.
feste, wiederkehrende Termine - das kann das wöchentliche Montagsmeeting sein oder feste Homeoffice-Tage für Mitarbeiter XY.
Admin-Dashboard
In deinem Admin-Dashboard hast du über alles eine strukturierte Übersicht.
Du kannst genau sehen,
wer welche Anträge gestellt hat,
ob du noch welche genehmigen musst und
wie viele Stempeluhren gerade aktiv sind - also wie viele Mitarbeiter gerade vor ihren Rechnern sitzen oder wo auch immer sie gerade arbeiten.
Du kommst sogar mit einem Klick zu allen wichtigen Features!
Okay, dann kommen wir mal zu den Features und schauen uns an, was Timebutler alles so kann.
Timebutler - die Features
Grob weißt du ja jetzt schon, was du mit Timebutler alles machen kannst. Aber auch hier schauen wir uns das natürlich noch etwas genauer an.
Insgesamt hat Timebutler vier Features:
die Zeiterfassung,
die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung,
die digitale Personalakte und
das darf natürlich bei einem guten Tool nicht fehlen: das Analyse-Feature.
Zeiterfassung
Um die Arbeitszeiten zu erfassen, gibt es bei Timebutler eine virtuelle Stempeluhr.
So funktioniert die Zeiterfassung
Du kannst zum Beispiel ein Tablet als “Zeiterfasungsterminal” nutzen. Jeder Mitarbeiter bekommt eine persönliche PIN, mit der er sich auf dem Tablet mit seinem Namen einloggen kann.
Das funktioniert natürlich auch auf jedem anderen Arbeitsplatz-Rechner genauso gut, falls du kein Tablet als Stempeluhr haben möchtest.
Die Zeiterfassung funktioniert bei Timebutler wie bei jedem anderen Tracking-Tool auch:
Auf “Start” klicken,
wenn man zur Pause geht, auf “Pause” drücken und
wenn man Feierabend macht, dann auf “Ende der Arbeitszeit” klicken.
Projekte eintragen
Du und deine Mitarbeiter haben sogar die Möglichkeit, einzutragen, woran ihr gearbeitet habt. Ob an einem bestimmten Projekt, für welchen Kunden etc..
So kannst du später prima schauen, wer für was wie lange gebraucht hat. Stichwort: Auswerten und analysieren.
Die getrackten Zeiten werden übrigens immer in Echtzeit übertragen, sodass du quasi minutengenau sehen kannst, wer gerade arbeitet und wie lange schon.
Das Überstunden-Feature
Timebutler hat übrigens auch ein Überstunden-Feature im Angebot.
Hier können du und deine Mitarbeiter eure Überstunden erfassen und eintragen - falls du nicht die komplette Arbeitszeiterfassung nutzen möchtest.
Auch hier kannst du vorab einstellen, wie viele Überstunden gemacht werden dürfen und ob du das Eintragen vorher genehmigen möchtest.
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Urlaubsplaner- und Abwesenheitsverwaltung
Falls du noch mit Papier in deinem Business die Urlaubsanträge und Co. regelst, kommt hier jetzt der Game Changer für dich:
Alle Anträge, egal ob für Urlaub, Besuch eines Seminars, ein Tag im Homeoffice oder wenn sich jemand krank meldet, können ganz einfach mit einem Klick gestellt werden und werden automatisch an dich weitergeleitet.
Und Timebutler prüft für dich sogar, ob irgendwelche Anträge sich überschneiden, ob die Urlaubstage noch ausreichen, ob ein Antrag während einer Urlaubssperre eingereicht wurde und und und.
Ein Traum, oder?
Automatische Benachrichtigung
Sobald du einen Antrag genehmigt (oder abgelehnt) hast, bekommt dein Teammitglied automatisch eine Benachrichtigung darüber.
Um den Überblick zu behalten, kannst du dir alle Urlaubstage und Abwesenheiten entweder in einer Liste oder in der Kalenderübersicht anschauen. Und dabei kannst du dir aussuchen, ob du dir das für alle Mitarbeiter anschauen möchtest oder nur für einen bestimmten Mitarbeiter.
Zusatzfelder anlegen
Ach ja, wenn du magst, kannst du auch Zusatzfelder anlegen, die deine Teammitglieder ausfüllen müssen, wenn sie einen neuen Antrag stellen.
Zum Beispiel bei Dienstreisen: Wohin es geht (Seminar? Event?), wie weit das weg ist. Oder bei Kundenterminen: Zu welchem Kunden sie fahren.
Und auch hier kannst du einstellen, wer die Anträge genehmigen soll (oder ob überhaupt) - entweder du selbst oder deine Teamleiter. Die legst du auch vorher fest und hinterlegst, wer welches Team leitet und wer alles Teil des Teams ist.
Analyse und Auswertungen
Und was wäre ein Business-Tool ohne ein Feature, mit dem man alles schön auswerten und analysieren kann? Genau, kein gutes Tool!
Bei Timebutler kannst du für alle drei Features - Urlaub, Abwesenheit und Zeiterfassung - alle Daten auswerten und analysieren.
Im Berichtscenter kannst du deine Auswertungen starten und die gewünschten Daten entsprechend filtern.
So kannst du dir einen genauen Überblick verschaffen,
wer wie oft krank war,
für welches Projekt die meisten Arbeitsstunden angefallen sind,
welche Mitarbeiter am häufigsten Überstunden machen oder
welcher Kunde besonders betreuungsintensiv ist.
Im Downloadcenter kannst du dir deine ausgewerteten Listen herunterladen und an den Steuerberater oder deine Personalabteilung weiterleiten. Thumbs up!
Die digitale Personalakte
Und hier kommt mein Highlight: Die digitale Personalakte.
Papier- und Aktenordner, die deine Schränke (die man auch noch abschließen können muss) vollstopfen, gehören damit endlich der Vergangenheit an!
Relevante Informationen deiner Mitarbeiter erfassen
In der digitalen Personalakte kannst du alle relevanten Infos deiner Mitarbeiter erfassen:
Personaldaten,
bei welcher Krankenkasse sie versichert sind,
welche Steuerklasse sie haben,
die Steuer-ID,
die Gehaltsangaben,
ob sie Voll- oder Teilzeit arbeiten,
ob Bonuszahlungen vereinbart wurden etc..
Was ich richtig cool finde ist, dass du die Personalakte nach deinen Wünschen auch individualisieren kannst.
Zusatzinformationen über deine Mitarbeiter einfügen
Du kannst zusätzliche Info-Felder hinzufügen und diese mit Infos und Daten füllen, die du für wichtig hältst.
Das kann zum Beispiel sein,
welche Berufserfahrung dein Mitarbeiter hat,
ob eine Probezeit vereinbart wurde,
ob und mit wem er verheiratet ist.
Also alles, was du magst.
Und natürlich kannst du auch hier festlegen, wer welche Daten und Infos sehen kann.
Daten deiner Mitarbeiter auswerten
Super praktisch ist auch, dass du bei dem Feature ebenfalls die Daten auswerten lassen kannst.
So kannst du dir in einer Liste anzeigen lassen,
wie viele Mitarbeiter zum Beispiel Teilzeit arbeiten oder
welche Mitarbeiter Boni-Zahlungen erhalten haben.
Was kostet Timebutler?
Kostenlose Nutzung für kleine Teams
Wenn du ein kleines Team hast oder gerade noch dabei bist, dein Business aufzubauen, gibt es gute Nachrichten für dich: Bis zu fünf Nutzern ist Timebutler nämlich kostenlos.
Ab dem sechsten Nutzer wird es dann kostenpflichtig. Timebutler staffelt seine Preise nämlich nach der Nutzeranzahl.
Timebutler-Abonnement und kostenfreie Testversion
Bis zu 39 Nutzer würde dich Timebutler 39 Euro im Monat kosten.
Hat dein Team mehr als 39 Nutzer, würden Kosten in Höhe von 1,20 Euro pro Nutzer im Monat anfallen.
Ab dem 51. Nutzer wird der Lizenzpreis mit 39 Euro pro Nutzer berechnet.
Achtung: Timebutler rechnet bei der Lizenz in Zehnerschritten und rundet immer auf. Bei 75 Nutzern würdest du also automatisch auf 80 Nutzer aufgerundet werden.
Kostenfreie Testversion
Es gibt auch eine sechswöchige kostenfreie Testversion, so kannst du dir Timebutler erst mal in Ruhe anschauen, ob du damit zurecht kommst und dir das Handling zusagt.
Nutzungsdauer
Du kannst zwischen monatlichen, vierteljährlichen, halbjährlichen oder jährlichen “Paketen” wählen. Aber Achtung: Die Nutzungsdauer endet immer automatisch und verlängert sich nicht.
Du musst am Ende der Nutzungsdauer immer wieder ein neues “Paket” kaufen. Hat den Vorteil, dass quasi die Kündigungsfristen wegfallen, aber auch den Nachteil, dass du jedes Mal daran denken musst, dein “Paket” zu verlängern.
Timebutler bietet übrigens jede Menge Optionen, um die monatlichen Gebühren zu zahlen: SEPA Lastschrift, PayPal, mit allen gängigen Kreditkarten, giropay, Überweisung und Sofortzahlung.
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Standalone Version: Lizenz für Timebutler
Wenn du übrigens feststellst, dass du ohne Timebutler deinen Business-Alltag nicht mehr bestreiten möchtest, kannst du auch eine Lizenz erwerben und das Programm mit einem Lizenz-Schlüssel bei dir lokal installieren. Das wäre die sogenannte Stand Alone Version - mit zeitlich unbegrenzter Nutzung.
Wenn du und dein Team nicht größer als 50 seid, würde dich die Stand Alone Version einmalig 3.900 Euro kosten.
Wenn du magst, kannst du dir beim Timebutler-Preisrechner einmal anschauen, wie die Preise berechnet werden.
Was sagen die anderen zu Timebutler?
Von mir gibt es ein klares thumbs up für das Tool Timebutler!
Es ist eine einfache Lösung, um den (baldigen) gesetzlichen Forderungen zu entsprechen und um deinen Business-Alltag mit deinem Team um einiges zu vereinfachen - also was das Thema Zeiterfassung, Urlaub & Co angeht.
Hast du schon Erfahrungen mit dem Tool Timebutler gemacht? Oder hast du noch Fragen?
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